MS Outlook 2000

W epoce Internetu obsługa danych osobistych wymaga sprawnej współpracy z Internetem, gdyż informacje pochodzące z Sieci stanowią niezmiernie istotny składnik budowanych przez nas baz danych. Outlook 2000, będący "spadkobiercą" Schedulera, a potem wersji Outlook 97 i 98, jest bardzo silnie powiązany z Internetem, co zapewnia mu połączenie poczty elektronicznej z kalendarzem, bazą kontaktów osobistych, zadaniami, krótkimi notatkami i dziennikiem pracy z aplikacjami MS Office. Oprócz tego program ma bezpośrednie powiązanie z modułem obsługi grup dyskusyjnych, przeglądarką internetową oraz programem konferencyjnym i, nowość, NetShow Services. Outlook obsługuje także format HTML, pozwalający redagować korespondencję w bogatszej graficznie formie, nie ograniczającej się do suchego tekstu. Dodatkowy kontakt z Internetem dają usługi katalogowe LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), czyli wielkie bazy adresów w Internecie, które można wykorzystać przy wyszukiwaniu korespondentów.

Outlook 2000 nie przeżył pozornie jakiejś wielkiej rewolucji, gdyż jego interfejs i zakres funkcji są dość zbliżone do wersji 98 (najistotniejsze zmiany zaszły na skutek fali krytyki wersji 97), tym niemniej można zauważyć szereg udogodnień, przede wszystkim związanych z ergonomią obsługi i współpracą z innymi.

Warto zauważyć, że Outlook jest ściślej zintegrowany z innymi aplikacjami MS Office - z poziomu Worda, Excela czy PowerPointa można wysłać dowolny dokument nie tylko jako załącznik, lecz jako "otwarty" plik. Wysyłany jest w tym momencie dokument w formacie HTML, ze skomplikowanym kodem XML, który jest poprawnie widziany u odbiorcy posiadającego program pocztowy akceptujący najnowsze standardy HTML - cała operacja opiera się na fundamentalnej cesze nowego Office'a, w którym HTML został podniesiony do rangi równoprawnego formatu. Użycie zaawansowanego formatowania umożliwia zachowanie oryginalnej postaci dokumentu także i w dokumencie HTML. Do możliwie najwierniejszego odtwarzania takich dokumentów zalecany jest zresztą Internet Explorer 5.xx, który w znacznie większym stopniu akceptuje nowoczesne techniki, m.in. XML.

Ta ciekawa "wspólnota" programów biurowych Microsoftu jest widoczna także i w elastycznym wyborze narzędzia redagowania i formatowania listu. Gdy redagujemy list w Outlooku, możemy swobodnie przechodzić między trybem tekstowym a HTML i RTF, a także wykorzystać gotową papeterię. Z poziomu Outlooka możemy jednak wybrać także dedykowane narzędzie, np. zażyczyć sobie PowerPointa czy Excela, z poziomu którego wysyłany jest pocztą dokument - oczywiście w takim wypadku jest to HTML-owy odpowiednik oryginalnego formatu. Word jako narzędzie redagowania listu jest o tyle wygodny, że pozwala wykorzystać w największym stopniu narzędzia językowe, a jak wiadomo, Word 2000 jest pod tym względem znacznie udoskonalony - jednoczesna obsługa wielu języków w korekcie i tezaurus pod prawym klawiszem myszki.

Bardziej elastyczny jest interfejs programu. Menu i paski narzędziowe są w większym stopniu konfigurowalne, podobnie zresztą, jak i w innych aplikacjach Office. W menu mamy do dyspozycji zakładki Ulubione, które pozwalają wyświetlać strony WWW bezpośrednio w ramach interfejsu Outlooka. Widoczną w danym momencie stronę można dodać jako zakładkę do skrótów, na takiej samej zasadzie, jak dowolny folder czy plik.

Interesującym rozwiązaniem jest zastosowanie strony WWW jako tła folderu, co wykonujemy w Properties - Home Page. W ten sposób możemy utworzyć katalog z interesującymi nas stronami, np. serwisami informacyjnymi. Dla każdej ze stron wystarczy utworzyć podkatalog, a następnie każdemu z nich przypisać adres internetowy. Kliknięcie na takim podkatalogu spowoduje wczytanie strony. Odsyłacze na stronach można przeciągać na pasek ze skrótami, dzięki czemu możemy zbudować dodatkowe grupy skrótów. Szkoda jednak, że nie udostępniono tutaj możliwości przeciągania fragmentów treści stron do odrębnego foldera, co pozwoliłoby gromadzić szybko interesujące nas dane. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby taką stronę wydrukować. W każdym razie ideałem byłby tutaj wbudowany edytor, podobnie jak w programie NetPad.

Prostsze jest wyszukiwanie informacji w jednolitej bazie programu. Z kolei Rules Wizard, służący do tworzenia reguł automatycznego organizowania informacji, ma nieco rozszerzoną funkcjonalność, aczkolwiek w dalszym ciągu jest to jedno z trudniejszych narzędzi pakietu. Nowa funkcja Run rules now pozwala utworzyć i natychmiast zastosować reguły organizowania informacji, dzięki czemu można automatycznie uporządkować istniejące już w bazie zaszłości, np. przerzucić informacje od jakichś osób do wskazanych folderów. Mamy także lepszą kontrolę nad ilością miejsca zajmowanego przez katalogi - w Properties jest dostępny przycisk Folder size, informujący o objętości danych.

Outlook jest aplikacją otwartą, która oferuje duże możliwości przystosowania oglądanych informacji do własnych wymagań, jak np. zmiany sposobu wyświetlania kalendarza, kontaktów czy otrzymanych wiadomości. Każdy z podstawowych typów widoków może być doraźnie modyfikowany, dzięki czemu wyświetlamy informacje w sposób najlepiej spełniający w danej chwili nasze oczekiwania. Na przykład otrzymaną pocztę można pokazać według nadawcy, z ostatniego tygodnia, z podglądem lub bez niego, zaznaczone do odpowiedzi, na skali czasowej itd. Każdy z widoków może być w niemal nieograniczony sposób modyfikowany za pomocą dodatkowych pól, sposobu grupowania, filtrów, czcionek ekranowych czy metody sortowania. Możliwości jest tak wiele, że biegłe opanowanie budowania i modyfikacji wymaga sporej praktyki - oczywiście możemy się z powodzeniem ograniczyć do ustawień domyślnych.

Oprócz tych standardowych możliwości mamy do dyspozycji mechanizm budowania lub modyfikowania formularzy, które odpowiadają za tworzone przez nas foldery. Wymaga to jednak umiejętności programowania w trybie graficznym, aczkolwiek osoby obyte z Visual Basic for Applications nie będą miały większych kłopotów. Budowanie formularzy, czyli szkieletów interfejsu dla różnych folderów, jest o tyle ważne, że pozwala znacznie rozszerzyć funkcjonalność programu, np. o kartotekowe bazy danych. Trzeba przyznać, że dla przeciętnego użytkownika jest to raczej wiedza tajemna, a w wielu programach typu PIM proste bazy można tworzyć w znacznie mniej skomplikowany sposób. Programowanie tego typu jest jednak cennym instrumentem w firmach, gdzie opiekę nad aplikacjami użytkowników sprawują często zakładowi programiści.

U podstaw Outlooka leży obsługa jak największego zakresu komunikacyjnych standardów internetowych. Największe zmiany zaszły pod tym względem w wersji 98, kiedy to wprowadzono np. obsługę IMAP4, S/MIME i vCard, choć i teraz usprawniono funkcjonowanie LDAP czy iCalendar dla koordynacji czasu pracy grup roboczych. Nowością jest technika Message Disposition Notifications obsługująca potwierdzenia odbioru wiadomości - w opcjach wysyłanej wiadomości prosimy o przesłanie potwierdzenia, a gdy odbiorca zaakceptuje prośbę, otrzymamy np. odpowiedź Your message ... was read on 01-02-16 21:38.

Outlook może służyć z powodzeniem jako samodzielna aplikacja, ale został zaprojektowany jako program kliencki dla grup roboczych, współpracujących w oparciu o Microsoft Exchange Server - dotyczy to oczywiście instalacji zakładającej taką kooperację użytkowników. Dlatego cały czas są udoskonalane takie narzędzia, jak synchronizacja folderów, współdzielenie kalendarza (zajęty/wolny), ukrywanie poufnych informacji, współpraca konferencyjna, zamawianie zasobów, listy dystrybucyjne kontaktów z użyciem MS Exchange Server Global Address List, synchronizacja książek adresowych i limitów wielkości pobieranych wiadomości czy wreszcie integracja z NetShow Services, z możliwością ustalania terminów nadawania.

Trzeba przyznać, że droga, którą przeszedł PIM Microsoftu jest imponująca. Różnica między prostackim Schedulerem a Outlookiem 98, a jeszcze bardziej wersją 2000, jest ogromna. To obecnie doskonałe, wszechstronne i bardzo elastyczne narzędzie, z powodzeniem walczące o prymat w Windows. Jego rzadką, a ciekawą zaletą jest to, że program "rośnie" wraz z potrzebami użytkownika, który może rozpocząć pracę od domyślnej konfiguracji, a potem rozwijać swoje środowisko pracy w miarę nabywania umiejętności. Najnowsza wersja jest sprawnie zintegrowana z całym Office'em i przejrzyście widoczny jest tutaj efekt synergii - wartość sumy wszystkich aplikacji jest wyraźnie większa niż suma wartości pojedynczych programów.
 

D.F.