|
EXCEL - BUDŻET DOMOWY
Mając pod ręką arkusz kalkulacyjny Excela możemy wykorzystać go do potężnych
profesjonalnych obliczeń, lecz żeby tego dokonać musimy zapoznać się z
programem, jak również z jego możliwościami.
Najkrótszą drogą do tego będzie obliczenie domowego budżetu, co pozwoli nam nie
tylko na naukę obsługiwania Excela, ale również na automatyczne przeliczanie
wszelkich wydatków.
ZACZYNAMY:
Stworzenie prostego arkusza, który będzie realizował zamierzone funkcje jest
nader łatwe. Po uruchomieniu programu Excel zobaczymy tylko pustą przestrzeń
pierwszego z trzech arkuszy, bo tak domyślnie rozpoczyna się każda nowa praca. W
pierwszym rzędzie musimy zatem dodać kilka arkuszy (za pomocą opcji z menu:
Wstaw – Arkusz), a następnie każdemu z arkuszy nadać nazwy poszczególnych
miesięcy. Naciskając dwukrotnie wskaźnikiem myszy na zakładki poszczególnych
arkuszy, możemy poddać edycji ich nazwy, przemianowując je wg własnych potrzeb.
Następnie nadajemy tytuł naszemu arkuszowi – „Wydatki domowe”. Doskonale
widoczną wielkość tytułu uzyskujemy zwiększając wielkość czcionki (do np. 22 pkt.).
Kolej teraz na określenie, jak zamierzamy organizować dane o wydatkach na
dostępnej powierzchni arkusza. My postanowiliśmy nadać mu postać tablicy
dwuwymiarowej, gdzie w poszczególnych wierszach będą występowały kolejne dni
danego miesiąca, a w kolumnach będą określone poszczególne grupy zaplanowanych
wydatków. Wyjątkiem jest pierwsza kolumna po prawej stronie daty, w której
wpisywać będziemy uzyskane dochody (w końcu wydatki trzeba mieć z czego
realizować). Ponieważ wiadomo, że najdłuższe miesiące mają po 31 dni, zatem w
linii numer 34 zatytułowanej np. „Razem” naszego arkusza możemy wpisać funkcje
sumujące wszelkie dochody i wydatki.
Sumowanie poszczególnych kolumn (od B do H w naszym przykładzie) możemy
zrealizować korzystając z przycisku Autosumy (E) i zaznaczając obszar brany pod
uwagę – w kolumnie B będą to komórki od B3 do B33. W pozostałych kolumnach
(czyli w polach od C34 do H34) możemy uzyskać ten sam efekt umieszczając wynik
kopiowania komórki B34.
Ostatnia kolumna nazwana roboczo „Bilans” zawierać będzie natomiast rezultat
naszych miesięcznych oszczędności (lub niedoborów).
Musimy wpisać zatem do komórki I34 następującą formułę:
=B34-(SUMA(C34:H34)).
Tak przygotowany arkusz wykonany dla stycznia możemy skopiować do arkuszy z
następnymi miesiącami.
Teraz czeka nas nieco żmudnej pracy związanej z wpisaniem kolejnych dni w
poszczególnych miesiącach. Nie, nie, na pewno nie będziemy każdego z 365 dni
wpisywali ręcznie. Skorzystamy z funkcji Autowypełnienie. W styczniowym arkuszu
w komórce A3 wpisujemy datę 2001-01-01, a następnie umieszczamy kursor myszy w
lewym dolnym rogu tej komórki (tam, gdzie widać mały, czarny kwadracik). Nasz
kursor powinien przyjąć postać cienkiego czarnego krzyża. Wystarczy teraz po
naciśnięciu przycisku myszy przeciągnąć go na dół, obserwując po prawej stronie
kursora na jasnożółtym tle wskazania pojawiających się kolejnych dni. W ten
sposób, gdy dojedziemy do pola A33 ujrzymy datę: 31 styczeń 2001.
Aby ujednolicić pola z wyświetlanymi dniami w kolumnie daty od razu po
skończeniu realizacji autowypełnienia, wybieramy z menu opcję: Format – Komórki
– Liczby i w polu Kategoria zaznaczamy format Data, a następnie z sąsiedniego
pola Typ – odpowiadający nam sposób prezentowania dni w poszczególnych
miesiącach. Na następnych arkuszach wykonujemy te same czynności, czyli
wpisujemy pierwszy dzień danego miesiąca i uzupełniamy pozostałe w opisany wyżej
sposób.
Kolejną operacją będzie sprytny zabieg pozwalający nam widzieć wiersze
zawierające opis poszczególnych kolumn w momencie przewijania arkusza w dół, gdy
będziemy chcieli wpisywać dane pod koniec miesiąca. Aby to uzyskać, musimy
umieścić wskaźnik myszy na górnej części paska przewijania pionowego. Kursor
powinien zamienić się w dwie równoległe poziome linie ze strzałkami w górę i w
dół. Naciskając przycisk myszy przeciągamy kursor tak, aby pozioma linia
podziału znalazła się pod wierszem nr 2. Kończymy operację wybierając z menu
opcje: Okno – Zablokuj okienka.
Nareszcie nastąpił moment, gdy do tak przygotowanych arkuszy możemy zacząć
wpisywać dane o swoich dochodach oraz wydatkach. Od razu widzimy, dzięki
funkcjom sumującym, jak kształtują się nasze bieżące wydatki w poszczególnych
grupach oraz ile pieniędzy pozostaje nam w rezerwie. Jeśli uda nam się na końcu
miesiąca w rubryce „Bilans” uzyskać liczbę dodatnią, to osiągnęliśmy sukces –
mamy oszczędności!.
Aby wyraźniej podkreślić ten fakt, możemy skorzystać z odpowiednich funkcji
zmieniających stan pola z wynikiem bilansu w zależności od jego zawartości.
Jeśli wydatki przekroczą nasze wpływy, czyli uzyskamy niedobór (liczbę ujemną w
polu I34), to komórka ta zmieni barwę na np. ostrzegawczo czerwoną.
Ustawiamy się w komórce I34 i wybieramy z menu opcję: Format – Formatowanie
warunkowe. Zostawiamy w pierwszym polu „wartość komórki jest”, natomiast w
następnym polu po prawej stronie wybieramy „mniejsze niż” i w kolejnym polu
wpisujemy 0 (zero).
Potem korzystając z przycisku Formatuj przechodzimy do opcji umożliwiającej
wybór czcionki, obramowania i desenia, czyli koloru zastosowanego w zaznaczonym
polu. Po wybraniu koloru czerwonego akceptujemy wybór przyciskiem OK i w
formatowaniu warunkowym również kończymy operację takim przyciskiem. Efekt
możemy sprawdzić usuwając część uzyskanych dochodów lub dopisując jakiś duży
wydatek.
W ten sam sposób można pola sumujące wydatki w poszczególnych grupach opatrzyć
formatowaniem warunkowym i zmianą barwy w zależności od przekroczenia konkretnej
kwoty lub procentu od uzyskanych dochodów. Maksymalnie możemy odwołać się w
formatowaniu warunkowym do trzech warunków – następne warunki pojawiają się, gdy
po wywołaniu formatowania warunkowego skorzystamy z przycisku „Dodaj//”.
Ostatnią czynnością będzie skonstruowanie arkusza zbiorczego, który nazwaliśmy
„Całość”. Tutaj zamiast daty będzie figurował tylko dzień, oznaczający
poszczególne dni 12 miesięcy całego roku. Funkcje sumujące w 34 wierszu są
identyczne jak w poszczególnych miesiącach. Natomiast w poszczególnych komórkach
tego arkusza umieszczona została funkcja sumująca wartości zebrane ze wszystkich
12 miesięcznych arkuszy. Najłatwiej wprowadzić ją wpisując w komórkę B3 formułę:
=SUMA(Styczeń:Grudzień!B3).
Następnie formułę tę należy skopiować do pozostałych linii 3. wiersza (pola od
C3 do H3), a następnie cały 3. wiersz skopiować do pozostałych wierszy (od 4 do
33). Dzięki temu możemy nie tylko uzyskać wartość całego swojego rocznego
dochodu, ale i rocznych wydatków w poszczególnych grupach, a także zauważyć, jak
kształtowały się nasze dochody i wydatki w poszczególnych dniach wszystkich
miesięcy (np. każdego 5 dnia mieliśmy wypłatę, a każdego 25 spłacaliśmy
zaciągnięty kredyt). Arkusze domowego budżetu można modyfikować w zależności od
własnych potrzeb i upodobań, dodając np. kolumny z dodatkowymi grupami wydatków
lub dochodów, pamiętając jedynie, aby były one jednakowe we wszystkich
miesiącach.
 D.F.
|
