Porcja sztuczek przeznaczonych dla użytkowników pakietu Office. Mam nadzieję, że przedstawione niżej rozwiązania znacznie ułatwią pracę i przyspieszą wykonywanie niektórych czynności. 


MS OFFICE:

Przyspieszenie działania pakietu 
Można nieznacznie przyspieszyć działanie pakietu Office, wyłączając domyślnie włączoną w programie Outlook 97 opcję rejestrowania zdarzeń w dzienniku. Standardowo włączone jest monitorowanie operacji na plikach Worda i Excela. Jeżeli w ogóle nie wykorzystujemy zapisów dziennika, możemy tę opcję wyłączyć. W tym celu w programie Outlook 97 zaznaczamy z menu „Narzędzia” pozycję „Opcje” i pod zakładką „Dziennik” odznaczamy w ramce „Zapisuj także pliki z:” opcje dotyczące Excela, Worda i ewentualnie innych składników pakietu. 


MS OFFICE 2000 OGÓLNIE (dotyczy wszystkich programów pakietu):

Zabij asystenta pakietu
Możemy w pewnym stopniu odciążyć zasoby komputera przez likwidację wiecznie pojawiającego się na ekranie Asystenta Pakietu Office. Aby się go pozbyć, kiliknij prawym przyciskiem myszki na asystencie i wybierz „Opcje”. W zakładce o tej samej nazwie usuń zaznaczenie przy „Używaj asystenta Office”.

Skrócone czy długie menu...
Domyślnie, tuż po zainstalowaniu, aplikacje Office 2000 wyświetlają w rozwijanym menu tylko opcje najczęściej wykorzystywane. Aby łatwo dotrzeć do innych, wystarczy ustawić kursor nad podwójną strzałką skierowaną w dół, umieszczoną na końcu menu lub listy wyboru. Office 2000 odsłoni wtedy rzadziej używane polecenia, zaznaczając je za pomocą jaśniejszego koloru tła. Jeżeli jednak chcesz, aby zawsze było pokazywane pełne menu z wszystkimi komendami, posłuż się opcją „Narzędzia”/ „Dostosuj...”, a w zakładce „Opcje” usuń zaznaczenie przy „Na początku menu pojawiają się niedawno używane polecenia”. 

Office 2000 a pamięć komputera
W zależności od liczby uruchomionych naraz programów wchodzących w skład pakietu Office, potrzebujemy odpowiedniej pojemności pamięci RAM dla ich poprawnego funkcjonowania. W przypadku Windows 98 dla samego systemu operacyjnego potrzebne jest 16 MB RAM. Do tego należy dodać (dla każdego uruchomionego programu): Word – 4 MB, Excel – 4 MB, PowerPoint – 4 MB, Access – 8 MB, FrontPage – 8 MB, Outlook – 8 MB i PhotoDraw – 16 MB. 

Przełączniki instalatora Office 2000
Uruchamiając program instalacyjny MS Office 2000 możemy zmienić jego funkcjonowanie w zależności od naszych potrzeb, posługując się przełącznikami. Polecenie z odpowiednim przełącznikiem możemy wprowadzić posługując się opcją „Uruchom” z menu Start lub wpisując polecenie (wraz ze ścieżką dostępu, np.: E:\Setup.exe /?) do linii adresu w oknie Eksploratora. Oto lista przydatnych przełączników: 

/? – wyświetla okno dialogowe z listą i krótkim opisem przełączników instalatora. 

/f[opcja] – naprawia instalację pakietu. Działanie tego przełącznika zależne jest od użytej opcji:
a wymusza reinstalację wszystkich plików pakietu niezależnie od ich wersji i sum kontrolnych, 
c reinstaluje plik w przypadku jego braku lub uszkodzenia (sprawdzana jest zgodność sumy kontrolnej przechowywanej w pliku instalacyjnym z sumą kontrolną zainstalowanego pliku), 
d reinstalacja pliku w przypadku jego braku lub innej wersji, 
e reinstaluje pliki, jeżeli ich nie ma lub ich wersje są starsze bądź równe, 
m ponowny zapis wszystkich wymaganych dla lokalnej maszyny zmiennych Rejestru, 
o reinstalacja plików w przypadku ich braku lub starszych wersji, 
p reinstalacja pliku tylko w przypadku jego braku,
s reinstalacja wszystkich skrótów (nadpisywane są w takim przypadku wszystkie skróty do programów i składników pakietu, dotyczy to także tych modyfikowanych przez użytkownika), 
u ponowny zapis zmiennych Rejestru dotyczących użytkownika.

Wskazówka: w celu naprawy instalacji pakietu nie musimy jednak używać przełączników instalatora – można skorzystać z dostępnej w menu „Pomoc” opcji „Wykryj i napraw...”. Funkcjonalnie opcja ta odpowiada wywołaniu polecenia: Setup.exe /focums. Jeżeli natomiast skorzystamy z dostępnej po uruchomieniu instalatora (już po zainstalowaniu pakietu) opcji „Reinstaluj”, jest to równoznaczne z wywołaniem polecenia: Setup.exe /fecum. 

/l [opcja] [nazwa_pliku] – przełącznik umożliwiający monitorowanie programu msiexec.exe (instalatora Windows) podczas instalacji pakietu Office i zapisanie wysyłanych przez ten program komunikatów do pliku dziennika (logfile). Pozwala to na dokładniejszą analizę problemów z instalacją pakietu Office 2000. Przełącznik ten może być wywoływany z następującymi opcjami: 
a monitorowanie rozpoczęcia każdej akcji,
e odnotowywanie wszystkich komunikatów błędów,
i odnotowywanie informacji dotyczących stanu instalacji,
m odnotowywanie błędów wynikających z braku pamięci,
o jw., ale dotyczy błędów twardego dysku,
* odnotowywanie wszystkich komunikatów (np.: Setup.exe /l* c:\logoffice.txt).

/q [opcja] – umożliwia wybór poziomu interfejsu instalatora. Dostępne opcje to: 
n interfejs instalatora nie jest w ogóle wyświetlany,
b interfejs podstawowy, wyświetlany jest tylko postęp instalacji w formie najbardziej uproszczonej i ewentualne komunikaty błędów, 
r postęp instalacji w formie pełnej, okna dialogowe wyświetlane pod koniec instalacji, ale bez zbierania danych o użytkownikach,
f pełny interfejs instalatora.
Przykład: Setup.exe /qn

Zmiana domyślnego foldera dokumentów:
Standardowo domyślnym folderem dla wszystkich dokumentów pakietu Office jest folder „Moje dokumenty”. Jeżeli jednak nam to nie odpowiada, możemy to zmienić. Choć istnieje sposób na modyfikację domyślnego miejsca zapisu dokumentów przez edycję Rejestru, to nie polecamy takiego działania. Znacznie prościej i chyba szybciej, a przede wszystkim – bezpieczniej, możemy to zrobić wykorzystując odpowiednie okna dialogowe w poszczególnych programach pakietu. 
Word: wybierz z menu „Narzędzia” polecenie „Opcje”, a następnie w wyświetlonym oknie zaznacz zakładkę „File Locations...”, zaznacz linię określającą miejsce przechowywania dokumentów i kliknij „Modyfikuj”. Teraz wybierz nowy folder dla dokumentów Worda i potwierdź działanie kliknięciem na OK. 
Excel: z menu „Narzędzia” wybierz „Opcje”. Następnie zakładkę „Ogólne” i zmodyfikuj ścieżkę do foldera w polu „Default file location:”. Pamiętaj o tym, by wcześniej utworzyć odpowiedni folder zastępczy. Zmiany potwierdzasz kliknięciem na OK. 
PowerPoint: z menu „Narzędzia” wybierz „Opcje”, a następnie (dla Office 97) kliknij przycisk „Zaawansowane” lub (dla Office 2000) kliknij zakładkę „Save”. Następnie zmodyfikuj zawartość pola „Default file locations:” podając tam ścieżkę do nowego foldera. Klikasz OK i gotowe. 
Access: z menu „Narzędzia” klikasz „Opcje”, a następnie zakładkę „Ogólne”. Wprowadzasz ścieżkę do nowego foldera w polu „Default database folder:”; potwierdzasz zmiany klikając OK. 

Wordart nie tylko w dokumentach
Możliwość wstawiania do dokumentów Office'a estetycznych tytułów to funkcja znana pod nazwą „WordArt”. Zarówno w prezentacjach PowerPointa, dokumentach Worda czy arkuszach Excela tego typu element wstawiamy stosując z menu „Wstaw” opcje „Obrazek” Ţ „WordArt”. W momencie zapisu dokumentu ten graficzny tytuł przechowywany jest w jednym pliku razem z pozostałą treścią dokumentu. Co jednak zrobić w przypadku, gdy chcemy wykorzystać WordArta w programach poza pakietem Office. Jest na to prosty sposób. Otwórzmy wybrany program pakietu (np. Worda), następnie wstawmy element WordArta edytując jego parametry, jak: wygląd, treść napisu, czcionka, wielkość itp. Gdy napis jest już wykonany, klikamy go prawym klawiszem myszki i wybieramy opcję „Kopiuj”. Teraz wystarczy uruchomić dowolną aplikację do obróbki grafiki (wystarczy nawet windowsowy Paint) i za pomocą polecenia „Wklej” (lub podobnego) wstawiamy przygotowanego wcześniej WordArta do danej aplikacji. 


MS WORD 2000:

Widoczny krój czcionek
Jeżeli masz w systemie dużo zainstalowanych czcionek, wybór konkretnej z nich przy tworzeniu dokumentu znacznie ułatwi zaznaczenie opcji „Wyświetl nazwy czcionek ich własnymi czcionkami”, znajdującej się w oknie wywoływanym pozycją z menu „Narzędzia”/ „Dostosuj...”/„Opcje”. 

Sprawny podgląd strony WWW
Word 2000 kontynuuje tradycje swojego poprzednika z pakietu ’97 i umożliwia zapisanie dokumentu w formacie HTML. Wybierając z menu „Widok”/„Układ sieci Web” możesz szybko podejrzeć, jak dla innych internautów wyglądać będzie strona sieci, którą właśnie tworzysz – bez opuszczania Worda 2000 i uruchamiania przeglądarki internetowej. Drugim sposobem dającym ten sam rezultat jest skorzystanie z polecenia „Podgląd strony sieci Web” z menu „Plik”, jednak ten sposób wykorzystuje już w celach podglądowych zewnętrzną aplikację – Internet Explorera. Zatem jeśli dbasz o wykorzystanie zasobów systemu, skorzystaj z pierwszej metody. 

Trzymaj pliki graficzne w tabeli
Jeśli twoja strona WWW, utworzona za pomocą Worda 2000, zawiera dużo grafiki, ułatwisz sobie jej organizację wykorzystując tabelę (bez linii siatki) do przechowywania poszczególnych rysunków. Pozwoli to na umieszczenie ich w dowolnym miejscu, nawet nad inną grafiką lub tekstem. 

Szybki dostęp do synonimów 
Dostęp do synonimów jest bez mała natychmiastowy: wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wyrazie, dla którego chcemy znaleźć synonim oraz najechać kursorem na linię „Synonimy”. Word 2000 wyświetli wtedy ich listę, z możliwością uruchomienia tezaurusa. 

Odstępy między akapitami
Gdy potrzebujesz większego niż zwykle odstępu pomiędzy akapitami, to nie musisz go uzyskiwać przez kilkakrotne wciśnięcie klawisza Enter. Wystarczy, że przełączysz się na widok układu strony (wybierając odpowiednią opcję z menu „Widok” lub klikając ikonę widoku strony w dolnym lewym rogu okna dokumentu), a następnie – wykorzystując nową w Wordzie 2000 funkcję „kliknij i pisz” – klikniesz dwukrotnie w wybranym przez siebie miejscu i tam zaczniesz pisać. 
Oblewanie tabeli tekstem
Word 2000 pozwala na rozmieszczenie tekstu wokół tabeli. Do tej pory (w pakiecie ’97) możliwe było jedynie oblewanie rysunku tekstem. Aby wykorzystać nową funkcję Worda kliknij w dowolne miejsce tabeli, z menu „Tabela” wybierz „Właściwości tabeli”. W zakładce „Tabela” w grupie „Zawijanie tekstu” ustaw „Wokoło”. 

Nie marnuj papieru
Dzięki nowej opcji w oknie drukowania, dość niefortunnie nazwanej „Powiększenie”, możesz na jednej kartce papieru zmieścić dwie, cztery, sześć, osiem, a nawet szesnaście stron dokumentu. W prawym dolnym rogu dialogu „Drukuj” z menu „Plik” w grupie „Powiększenie” określ, ile stron ma zostać wspólnie wydrukowanych. Dodatkowo możesz pozwolić Wordowi na automatyczne dopasowanie wydruku do konkretnej wielkości papieru wybierając jego rozmiar w „Skaluj do rozmiaru papieru”. 

Zmiana formatu wyrazu/zdania:
Funkcji „Znajdź i zamień” zazwyczaj używamy w celu poprawienia błędnego wystąpienia jakiegoś wyrazu lub zdania. Tymczasem dzięki tej funkcji możemy w bardzo prosty sposób wyróżnić wszystkie wystąpienia danego wyrazu bądź zdania przez zmianę jego formatu nie zmieniając zarazem formatu akapitu, a także całego dokumentu, w którym interesujące nas wyrazy lub zdania się znajdują. Wystarczy wybrać z menu „Edycja” opcję „Zamień” i w oknie dialogowym wykonać opisane poniżej działania. 
1. W polu „Find what” wprowadzamy wyraz lub zdanie, którego wszystkie wystąpienia w dokumencie chcemy wyróżnić.
2. Przechodzimy myszką do pola „Zamień na”, ale nie wprowadzamy żadnych słów (nie jest naszym celem zmiana treści, lecz wyglądu danej frazy). 
3. Klikamy ikonkę strzałki w dół, dzięki której okno „Znajdź i zamień” wzbogaci się o nowe opcje. 
4. Klikamy przycisk „Format” i z wyświetlanej listy wybieramy „Font”, a następnie w zależności od potrzeb zmieniamy parametry czcionki. Pamiętajmy, aby przed jakimikolwiek zmianami kursor znajdował się w polu „Zamień na...”. 
5. Zatwierdzamy zmiany i klikamy przycisk „Zamień wszystkie”. Efekt powinien być widoczny od razu. 

Zmiana rozmiarów grafiki:
Przy wstawianiu grafiki do dokumentu (polecenie „Wstaw” Ţ „Obrazek” Ţ „Z pliku”) czasem zachodzi potrzeba zmiany rozmiarów obrazka, proporcjonalnie i bez przesuwania punktu środkowego. Można to zrobić, przeciągając uchwyty obrazka i trzymając jednocześnie wciśnięte klawisze Shift+Ctrl. 

Szybszy zapis:
Jeżeli często pracujesz z wieloma otwartymi naraz dokumentami, ta sztuczka pozwoli Ci zaoszczędzić trochę czasu. Standardowo zapis każdego dokumentu polega na wybraniu ikonki zapisu, polecenia „Zapisz” lub odpowiadającego mu skrótu klawiaturowego. Powtarzanie tej czynności w przypadku otwartych wielu dokumentów jest nieco pracochłonne. Wystarczy kliknąć menu „Plik” trzymając wciśnięty klawisz „Shift”. Pojawi się nowa opcja „Zapisz wszystkie”. Warto z niej skorzystać, gdy mamy większą liczbę otwartych dokumentów. Oczywiście w przypadku nowych dokumentów po wywołaniu tej opcji Word będzie pytał o nazwę przed zapisem każdego nowego dokumentu. 

Wypełnianie tekstem:
Jeżeli potrzebujemy zapełnić dużą liczbę stron tekstem, możemy skorzystać z nieudokumentowanej funkcji. Wystarczy wpisać (od nowego akapitu) zwrot: =rand() i wcisnąć Enter. Ekran (a ściślej strona) dokumentu zapełni się tekstem, jaki standardowo pokazuje się podczas przeglądania czcionek za pomocą modułu „Czcionki” z Panelu sterowania. Ilość tekstu możemy regulować podając w nawiasach ww. polecenia dwie liczby, pierwsza odpowiada za liczbę zdań w jednym akapicie, zaś druga za liczbę akapitów tego „automatycznego tekstu”. Przykładowo wartości domyślne odpowiadają poleceniu: =rand(2,5) 


MS EXCEL 2000:

Tabele i wykresy przestawne
Chcąc swoim raportom tabeli przestawnej nadać wysokiej klasy wygląd, posłuż się następującym udogodnieniem: kliknij na istniejącym raporcie, a z menu „Format” wybierz „Autoformatowanie”. Ukaże się okno z dostępnymi gotowymi formatami tabeli, z którego możesz wybrać najbardziej odpowiedni. 

Przydatna konwersja
Jeżeli potrzebujesz szybkiego przeliczenia stopni Celsjusza na stosowane za „wielką wodą” stopnie Fahrenheita lub metrów na mile czy funtów na kilogramy, możesz skorzystać z wbudowanej w Excela formuły CONVERT. Przykładowo: w komórce A1 wpisz 50, teraz przejdź do komórki np. A2, wprowadź =CONVERT(A1; „kg”; „lbm”) i wciśnij Enter. Dzięki temu dowiesz się, że 50 kg to ok. 110 funtów. Wartości, które chcesz przekonwertować można także wprowadzać bezpośrednio do formuły, ale powyższy sposób jest wygodniejszy. Jeśli interesuje Cię inna wartość, wystarczy, że w komórce A1 wprowadzisz inną liczbę. Uwaga – jeżeli zastosowanie powyższej formuły nie daje spodziewanych rezultatów, to należy włączyć opcję o nazwie „Analysis ToolPak” posługując się poleceniem „Dodatki” z menu „Narzędzia”. 

Autouzupełnianie
Jedną z bardzo przydatnych funkcji w Excelu jest automatyczne uzupełnianie zawartości komórek. Przykładowo: chcąc wprowadzić do arkusza dni tygodnia lub daty nie musimy ich pracowicie wstukiwać. Wystarczy, że w pierwszej komórce wpiszemy np. „Poniedziałek”, a następnie chwycimy myszką uchwyt (w dolnym prawym rogu komórki) i przeciągniemy go przez komórki w innych rzędach (lub kolumnach). Gdy puścimy uchwyt, wszystkie zaznaczone w ten sposób komórki wypełnią się – w zależności od pierwszej wprowadzonej wartości – kolejnymi dniami tygodnia, datami lub liczbami. 

Automatyczny kalkulator
Jeżeli chcesz poznać sumę wartości wprowadzonych przez Ciebie w kolumnie lub wierszu arkusza, a nie chcesz wstawiać komórki z funkcją sumy, wystarczy że zaznaczysz myszką interesujący się zakres, a na pasku stanu Excela (u dołu okna) otrzymasz sumę. Możesz też zmusić pasek stanu, by pokazywał inne wartości, np. maksymalną w zaznaczonym zakresie, minimalną, średnią itp. Wystarczy kliknąć prawym klawiszem pole wyświetlania sumy na pasku i wybrać żądany rodzaj informacji. 


Access 2000 

Domyślnie Access używa folderu „C:\Moje dokumenty\” do przechowywania plików baz danych. Jednak dla uniknięcia zbytniego bałaganu wśród posiadanych dokumentów warto zmienić go na inny za pomocą menu „Narzędzia”/„Opcje” zakładka „Ogólne” i „Domyślny folder bazy danych”. 


FrontPage 2000 

Lepsza funkcja „Znajdź i zamień”
Unowocześniony mechanizm wyszukiwania w FrontPage 2000 potrafi wymienić określony fragment kodu HTML na wszystkich stronach jednocześnie. Funkcja ta jest praktycznie niezastąpiona podczas np. uaktualniania adresów e-mail czy hiperłączy. W opcjach wyszukiwania zaznacz „All pages” (wszystkie strony), wpisz nowy kod i wciśnij OK. 

Sprawdź czas ładowania
Każdy z nas chciałby mieć niepowtarzalną i atrakcyjną stronę internetową. Jednak nadmiar grafiki i innych, długo ładujących się elementów może wywołać skutek odwrotny od zamierzonego – strona nie będzie odwiedzana, bo za długo się ładuje. Aby uniknąć takich sytuacji, po zakończeniu jej przygotowywania (lub lepiej w trakcie jej tworzenia) warto sprawdzić, jak długo inni internauci będą musieli czekać na jej załadowanie do przeglądarki. Informacja na ten temat znajduje się w prawej części paska stanu (na dole okna aplikacji) – klikając na nim prawym przyciskiem myszy możemy wybrać, dla jakiej prędkości łącza będzie ona obliczana. 


Outlook 2000 

Zwołaj zebranie
Aby zwołać zebranie lub inne spotkanie wymagające uczestnictwa osób, będących respondentami umieszczonymi w bazie adresów e-mail, wystarczy, że – posługując się gotową wiadomością e-mail – przeciągniesz myszką tekst wiadomości i upuścisz go na ikonkę „Kalendarz” w okienku „Outlook – skróty”. Następnie wprowadź lokalizację spotkania oraz inne niezbędne zmiany, kliknij „Zaproś uczestników”, wprowadź ich adresy e-mail w pole „Do:”, na koniec wciśnij „Wyślij”. 


Powerpoint 2000 

Powielanie slajdów
Chcesz szybko skopiować określony slajd w swojej prezentacji? Wystarczy, że go wyświetlisz (w „Widok”/ „Sortowanie slajdów”), klikniesz na dowolny fragment tekstu przypisanego do slajdu i użyjesz kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+D
 

D.F.